Автоматизация согласования договоров
Связываем версии, проверки и согласующих в один маршрут по правилам вашей компании. AI помогает готовить материалы, сотрудники контролируют решения и исключения.
- Один маршрут для пилота
- Версии и журнал решений
Когда это нужно
Когда договор застревает между отделами
Система согласования договоров связывает документ, ответственных и решения по конкретной версии. Видно, у кого задача, что нужно исправить и почему маршрут остановлен.
Статус выясняют в переписке
Инициатор собирает ответы юриста, финансов и руководителя в почте. Нужны общая карточка, текущий ответственный и уведомления о задержках.
Согласуют разные файлы
Замечания относятся к старому вложению, а на подпись уходит новый файл. Привязываем решения к версии и определяем, какие изменения требуют повторной проверки.
Исключения обходят маршрут
Нетиповой аванс, новая сумма или отсутствие согласующего требуют отдельного решения. Описываем условия ветвления, полномочия и замещение заранее.
Историю приходится восстанавливать
Нужно понять, кто вернул документ, что изменилось и на каком основании его согласовали. Фиксируем действия, замечания и результаты обмена с системами.
Когда достаточно настройки текущей системы
- Если штатные маршруты вашей СЭД покрывают процесс, сначала проверим возможность обойтись их настройкой.
- Если не определены ответственные и правила исключений, первый этап — описание процесса с его владельцем.
- Если договоров мало и простой маршрут работает без задержек, отдельная разработка может не окупиться.
Маршрут договора
От заявки до согласованной версии
Инициирование → черновик → проверки → согласующие → финальная версия → архив или учётная система. Для каждого перехода определяем входные данные, ответственного и условие завершения.
Возврат с замечаниями
Инициатор видит, что исправить. Предыдущая версия остаётся в истории, а повторная проверка идёт по согласованным правилам.
Срок и замещение
Для этапа задаём срок, напоминания и эскалацию. Замещающий получает задачу только с нужными полномочиями; передача фиксируется в журнале.
Завершение и передача
После обязательных решений фиксируем согласованную версию. Подписание, регистрация и архивирование — отдельные действия с собственными статусами.
Согласованный договор ещё не подписан. Интеграцию с электронной подписью или оператором ЭДО включаем в проект отдельно, после проверки доступных способов подключения.
Как работаем
Начинаем с одного типа договора
На пилоте проверяем один маршрут вместе с его исключениями. Состав работ, ограничения и критерии приёмки согласуем до разработки.
- 01 · Обследование
Разбираем реальный процесс
Смотрим обезличенный договор и историю его согласования. Фиксируем роли, возвраты, сроки, версии и исходное время прохождения.
- 02 · Проектирование
Описываем правила переходов
Определяем обязательные проверки, пороги исключений, замещение и права. Проверяем возможности вашей СЭД, CRM или 1С.
- 03 · Пилот
Собираем маршрут
Настраиваем карточку, задачи, уведомления и журнал. Добавляем AI только для согласованных операций с документами.
- 04 · Приёмка
Проходим обычные и спорные случаи
Проверяем возврат, новую версию, отсутствие сотрудника и сбой обмена. Сверяем права и журнал; сравниваем время с исходным процессом.
Как это устроено
Правила ведут процесс, AI помогает с текстом
Карточка и версии
Храним связь договора, вложений, замечаний и решений. Определяем, какая система является источником актуальной версии и кто может её менять.
Маршрут и исключения
Переходы выполняются по явным правилам. AI не меняет состав согласующих и не принимает решение за сотрудника. Неопределённые случаи останавливаются для проверки.
Помощь при проверке
AI извлекает условия, показывает отличия редакций и готовит сводку со ссылками на фрагменты. Юридическую оценку и отдельный набор правил можно подключить как дополнительный сценарий.
Юридический AI-ассистент →Интеграции и доступ
Используем доступные API, события или согласованный обмен файлами. Проверяем версии систем, права, лицензии и обработку повторов. При ошибке передачи показываем её статус и сохраняем возможность восстановления.
Размещение AI внутри компании →
Отличие
Настройка СЭД или отдельная разработка
Готовые системы уже могут поддерживать маршруты, версии, AI и интеграции. Выбор зависит от конкретного процесса и доступных функций вашей установки.
| Настройка готовой платформы | Разработка под процесс | |
|---|---|---|
| Маршрут | Подходит, если штатные условия и роли покрывают согласование и исключения. | Добавляем недостающую логику или отдельный сервис для нестандартных переходов. |
| Интеграции | Проверяем готовые модули, API, версии и условия лицензирования. | Разрабатываем недостающий обмен и контроль ошибок между системами. |
| AI-проверки | Проверяем доступные функции и качество на ваших документах. | Настраиваем извлечение, сравнение версий и сводки под конкретные проверки. |
| Эксплуатация | Учитываем поддержку платформы и сопровождение настроенного процесса. | Согласуем поддержку кода, интеграций, модели и регламент изменений. |
Пилот одного маршрута не означает создание всей СЭД. Настройку платформы и отдельную разработку можно сочетать, сохраняя действующую систему учёта.
Доказательства
Один договор: возврат, новая версия, исключение
Пройдите пять состояний вымышленного договора. Посмотрите, как меняются версия, ответственный и журнал, прежде чем документ станет согласованным.
Вымышленный маршрут · выберите этап
Инициатор отправил черновик
Карточка заполнена. AI выделил условие об авансе и подготовил сводку для сотрудника. Дальше — юридическая проверка, затем финансовая.
Аванс — 50%. Срок поставки не указан.
Согласование не получено. Юрист проверяет документ и подготовленную сводку.
Журнал к этому этапу · событий: 1
- Инициатор · передал v1 юристу. Система сохранила версию и создала задачу.
- Опыт работы с документами
ContractCrab
Работали над AI-продуктом для обработки договоров. Этот опыт относится к работе с текстами и извлечению данных; он не подтверждает внедрение всего маршрута согласования. Здесь маршрут показан на отдельной демонстрации.
Стоимость
Что влияет на стоимость маршрута
Для оценки нужны пример договора, схема согласования и список систем. После обследования фиксируем объём первого этапа и смету.
Правила и исключения
Число ролей, параллельные этапы, возвраты, замещение, сроки и условия повторного согласования.
Системы и обмен
Способы подключения, версии платформ, доступы, состав передаваемых данных и восстановление после сбоев.
Работа с документом
Форматы файлов, сравнение редакций, извлечение условий, проверка качества AI и требования к размещению.
Запуск и сопровождение
Обучение участников, журналирование, мониторинг и порядок изменения правил после запуска.
Результат пилота: один настроенный маршрут, карточка и история версий, роли и права, журнал решений и проверенные сценарии исключений. Передаём описание правил и ограничения. Подписание, миграцию архива и новые типы договоров оцениваем отдельно.
Вопросы
Частые вопросы
Что входит в автоматизацию согласования договоров?
Описание маршрута, задачи и роли участников, версии документа, замечания, уведомления и журнал решений. Интеграции и AI-проверки входят в согласованный объём; весь жизненный цикл СЭД не включается автоматически.
Можно ли работать в нашей СЭД, CRM или 1С?
Сначала проверяем доступные настройки, API, события и обмен файлами в вашей версии системы. По результатам выбираем настройку платформы, интеграцию или отдельный сервис. Готовый коннектор без обследования не обещаем.
Может ли AI самостоятельно согласовать договор?
В предлагаемом процессе AI извлекает условия, сравнивает редакции и готовит материалы. Решение о согласовании или исключении принимает сотрудник с соответствующими полномочиями. Переходы задаются явными правилами.
Что происходит при изменении уже согласованной версии?
Новая редакция сохраняется отдельно. По правилам компании определяем, какие решения нужно получить заново. Предыдущие решения остаются в истории и не переносятся на новый файл автоматически.
Как обрабатываются возвраты и отсутствие согласующего?
Возврат сопровождается замечанием и задачей инициатору. Для отсутствующего сотрудника задаём разрешённого заместителя или эскалацию владельцу процесса. Передачи и решения фиксируются в журнале.
Согласование включает электронную подпись и ЭДО?
Это отдельные этапы. Их можно связать с маршрутом после проверки интеграции с вашим способом подписания или оператором ЭДО. Статус «согласован» сам по себе не означает, что договор подписан.
Можно ли оставить документы внутри компании?
Требования к размещению, доступам и журналам определяем до начала работ. При необходимости проектируем локальное размещение модели и сервисов; состав инфраструктуры зависит от нагрузки и требований ИБ.
Как проверяется результат пилота?
Проходим согласованный набор сценариев: штатный маршрут, возврат, новую версию, исключение, замещение и сбой обмена. Проверяем права, полноту журнала и корректность статусов. Время прохождения сравниваем с исходным процессом.
Можно ли затем добавить другие документы?
Да, после пилота можно расширить маршруты на дополнительные типы договоров и документов. Для каждого уточняются роли, правила, формы и интеграции; расширение оценивается отдельно.
Что подготовить для первого разговора?
Обезличенный пример договора, перечень согласующих, текущую схему процесса и описание задержек. Полезны история одного возврата, список систем и требования к доступу. Конфиденциальные файлы через форму отправлять не нужно.
Пилот
Разберём ваш маршрут согласования
Опишите один тип договора и место, где процесс задерживается. Предложим состав пилота и уточним, что можно сделать в ваших системах.
Или напрямую: Telegram ↗ · +7 931 203-30-78 · hello@dev-crabs.ru
Заявка отправлена
Спасибо! Свяжемся с вами в течение 24 часов — на почту или в Telegram.