AI-поиск по документам компании
Сотрудники задают вопросы и получают ответы по доступным им документам — со ссылками на источники. Подключаем внутренние хранилища, учитываем права и обновление информации.
- Пилот на ваших документах и вопросах
- Поверх ваших хранилищ и вики
- Можно в закрытом контуре
Когда это нужно
Когда нужен AI-поиск по внутренним документам
RAG-система — это поиск по документам компании вместе с языковой моделью: на вопрос сотрудника она находит подходящие фрагменты в ваших документах и составляет по ним ответ со ссылками на источник. Модель отвечает не «из головы», а по найденному — и только по документам, которые открыты этому сотруднику.
Ответы есть, но их не найти
Регламенты и инструкции разложены по папкам, вики, СЭД и чатам. Поиск по словам не находит документ, если спросить своими словами, а открывать десяток файлов ради одного ответа никто не хочет.
Одни и те же вопросы коллегам
Новички и соседние отделы спрашивают опытных сотрудников, HR и юристов об одном и том же. Те, кто знает ответ, отвлекаются от своей работы.
Ответ нужно подтвердить
В работе с клиентами, договорами и нормативами ответ без источника опасен. Сотрудник должен видеть, из какого документа и пункта он взят, и открыть его одним нажатием.
У документов разные доступы
Часть документов открыта всем, часть — только отделу или руководителям. Поиск должен соблюдать эти права, а не сваливать всё в одну общую базу.
Когда не подойдёт
- Документов немного, и все их знают — хватит понятной структуры папок или вики.
- Нужно выбрать и внедрить вики или корпоративный портал — этим занимаются вендоры платформ. Мы подключаемся к хранилищам, где документы уже лежат.
- Нужно принимать обращения, создавать тикеты и передавать их операторам — это автоматизация поддержки, отдельная задача.
Как работаем
Начинаем с ваших вопросов, а не с загрузки всех документов
Создание RAG-системы начинается с вопросов, на которые она должна отвечать. По ним выбираем источники и заранее договариваемся, как проверим качество ответов.
- 01 · Этап
Вопросы и источники
Собираем 30–50 вопросов, которые сотрудники задают на самом деле, с правильными ответами. Выбираем 1–2 источника, где эти ответы лежат, и фиксируем, кому какие документы открыты.
- 02 · Этап
Прототип на ваших документах
Подключаем источники, строим индекс, настраиваем поиск и ответы со ссылками. Права доступа переносим из ваших систем.
- 03 · Этап
Проверка на ваших вопросах
Прогоняем тестовые вопросы: где ответ верный и со ссылкой на нужный документ, где система ошиблась, где честно сказала, что ответа нет. Результат оценивают владельцы документов.
- 04 · Решение
Внедрение или стоп
Устраивает — подключаем остальные источники, вход по корпоративным учётным записям и интерфейс там, где удобно сотрудникам: чат-бот в мессенджере, портал, CRM. Нет — останавливаемся на пилоте.
Как это устроено
Как устроена RAG-система
Подключение источников
Файловые хранилища, вики, СЭД, почта, выгрузки из CRM — документы остаются там, где лежат. Система читает их через API или выгрузку, переносить всё в новую базу знаний не нужно.
Индекс и регулярное обновление
Документы делятся на фрагменты и попадают в индекс. Изменения подтягиваются по расписанию: новая редакция регламента заменяет старую, удалённый документ пропадает из ответов. Противоречия между документами уходят владельцу базы.
Поиск с учётом прав
На вопрос система находит подходящие фрагменты по смыслу, а не только по совпадению слов. В поиске участвуют только документы, которые открыты этому сотруднику в исходной системе.
Ответ со ссылками
Языковая модель составляет ответ только по найденным фрагментам и ставит ссылку на документ и раздел. Если ответа в документах нет, так и говорит. Модель — облачная через API или открытая на ваших серверах, если документы нельзя передавать наружу.
AI в закрытом контуре →Проверка качества на ваших вопросах
Тестовые вопросы с правильными ответами прогоняем до запуска и после каждого изменения: видно, стало лучше или хуже. Вопросы без ответа собираются в список того, чего не хватает в документах.
Что выбрать
Промпт, RAG или дообучение: что нужно вам
Научить модель отвечать про вашу компанию можно тремя способами. Сравним их на одной задаче: сотрудники спрашивают про отпуска, командировки и оплату труда.
| Промпт | RAG | Дообучение | |
|---|---|---|---|
| Что добавляем к модели | Инструкцию, примеры и переданный контекст | Поиск нужных фрагментов в доступных документах | Адаптацию поведения на размеченных примерах |
| Когда подходит | Сведений на пару страниц, меняются редко | Документов много, они меняются, нужен источник | Не хватает навыка — формата, стиля, терминов |
| На задаче про отпуска | Памятку на две страницы вписываем в инструкцию целиком | Положения на сотни страниц с правками: новая редакция в ответах после обновления индекса | Ответы строго в формате вашей HR-службы. Свежие правки положений не добавит |
| Ссылка на источник | Если источник передан в контексте | На найденный документ и раздел | Нужен контекст или поиск по источникам |
| Новые документы | Передаём нужный контекст | Обновляем источники и индекс | Для свежих сведений подключаем контекст или RAG |
| Затраты на старте | Настройка и проверка инструкции | Источники, поиск и проверка качества | Данные, обучение и независимая оценка |
Начинать стоит с простого: промпт — пока сведений мало, RAG — когда документов много и ответ нужно подтверждать. Дообучение подключаем последним, если проверка на ваших вопросах показала, что без него не обойтись. Способы совмещаются: модель, дообученная под формат ответов, всё равно берёт сведения из документов через RAG.
Отличие
Готовая платформа или RAG под ваши источники
Готовые решения могут подключать внешние источники, учитывать права и отвечать с помощью AI. Сравниваем конкретную платформу с требованиями вашего процесса.
| Готовая платформа | Решение под компанию | |
|---|---|---|
| Источники | Проверяем нужные коннекторы, форматы и ограничения тарифа. | Разрабатываем недостающие подключения и обработку документов. |
| Права | Проверяем передачу и обновление прав из исходных систем. | Настраиваем согласованную модель доступа и проверяем её на тестовых ролях. |
| Размещение | Проверяем доступные варианты облака и локальной установки. | Выбираем архитектуру по требованиям ИБ и доступной инфраструктуре. |
| Интерфейс | Проверяем готовый поиск, чат и возможности встраивания. | Встраиваем ответы и источники в нужный рабочий интерфейс. |
| Приёмка | Оцениваем готовый продукт на ваших вопросах и документах. | Проверяем те же вопросы, права, обновление источников и ограничения. |
Если платформа закрывает задачу, отдельная разработка не обязательна. Несколько источников или сложные права сами по себе не доказывают необходимость заказного решения.
Доказательства
Пример ответов по документам и опыт команды
Как ассистент отвечает на вопросы сотрудников — на открытом наборе документов. Клиентского проекта по AI-поиску, который можно показать, пока нет, поэтому рядом — продукты, в которых команда работала с языковыми моделями и документами.
- 1
- вопрос без ответа
- 1
- вопрос владельцу
- 18
- ответов со ссылкой
- «Можно ли разделить отпуск на части?»Ответ со ссылкой
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
ИсточникТрудовой кодекс РФ, статья 125, часть 1
Да, если договоритесь с работодателем. Хотя бы одна часть — не короче 14 календарных дней. Ссылка ведёт на статью, ответ легко перепроверить.
- «За сколько дней подавать заявление на отпуск?»Решает владелец
Положение об отпусках, п. 4.1: «не позднее чем за 14 календарных дней до начала отпуска». Памятка новому сотруднику, 2021: «заявление — за месяц».
ИсточникДва внутренних документа компании, и они расходятся
По правилу, которое задал владелец базы, положение важнее памятки: отвечаем по нему и предупреждаем, что в памятке другой срок. Памятка уходит владельцу — обновить её или убрать из поиска.
- «Какие суточные в командировке?»Нет в документах
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом…
ИсточникТрудовой кодекс РФ, статья 168. Положения о командировках в наборе нет
Размер суточных устанавливает сама компания, а её положения в наборе нет. Ассистент так и отвечает и не называет цифру наугад. Вопрос попадает в список того, чего не хватает в документах.
- «Сколько дней ежегодного отпуска положено?»Ответ со ссылкой
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.
ИсточникТрудовой кодекс РФ, статья 115
28 календарных дней, работникам с инвалидностью — не меньше 30. Положение о дополнительных отпусках руководителей открыто только HR, поэтому для роли «сотрудник» в поиске не участвовало.
- «Как оформить удалённый день?»Ответ со ссылкой
Регламент удалённой работы, п. 3.2: «Удалённый день согласуется с руководителем в корпоративном мессенджере до 18:00 предыдущего рабочего дня».
ИсточникВнутренний регламент компании, редакция от марта
Ответ по действующей редакции со ссылкой на пункт. После обновления регламента в индекс попала новая редакция, а прежняя из ответов пропала.
- Browser AI
Sigma AI Browser
AI-движок приватного браузера: агент работает с веб-интерфейсами, а чувствительные данные обрабатывает локальная модель, без передачи в облако. Команда отвечала за архитектуру агента и AI-движок.
- LegalTech
ContractCrab
Сервис анализа договоров: извлекает из документов ключевые условия и приводит их к единой структуре. Команда отвечала за обработку документов и интерфейс.
- Desktop AI
Atomic Chat
Приложение для работы с AI-моделями без обязательной передачи данных в облако: модель запускается на устройстве пользователя. Команда отвечала за архитектуру локального запуска, оптимизацию и квантование — поддерживается 1 000+ моделей.
Стоимость
От чего зависит стоимость
Цену пилота фиксируем до старта, после разбора ваших вопросов и источников. На неё влияют четыре вещи.
Источники
Одна папка с PDF проще, чем СЭД, почта и вики сразу: у каждой системы свой способ подключения и свои права.
Документы
Тексты с понятной структурой проще сканов, таблиц и документов, где ответ собирается из нескольких мест.
Права доступа
Один уровень доступа для всех проще, чем права по отделам и ролям, которые нужно переносить из исходных систем.
Размещение и интерфейс
Облачная модель через API или модель на ваших серверах. Ответы в отдельном окне, в мессенджере, на портале или в CRM.
Пилот — согласованные источники, ответы на тестовые вопросы со ссылками и проверка прав, обновления и отсутствующих ответов. Передаём результаты оценки и ограничения. Срок и состав фиксируем после обследования.
Вопросы
Частые вопросы
Какие источники можно подключить?
Файловые хранилища и сетевые папки, облачные диски, вики и корпоративные порталы, СЭД, почту, выгрузки из CRM и 1С. Форматы — PDF, Word, Excel, презентации, веб-страницы; сканы — через распознавание. Для пилота берём 1–2 источника, где лежат ответы на тестовые вопросы.
Видит ли сотрудник закрытые документы?
Нет. Права берём из исходных систем: в поиске по базе знаний участвуют только документы, которые сотрудник может открыть и сам. Закрытый документ не попадает в ответ и не пересказывается. Как переносить права из ваших систем, решаем на пилоте.
Что будет, если ответа нет?
Ассистент прямо скажет, что в документах ответа нет, и подскажет, к кому обратиться, если это настроено. Отвечать «из головы» модели запрещено. Такие вопросы собираются в список: владелец базы видит, каких документов не хватает.
Нужна ли нам новая база знаний?
Нет. Система работает с документами там, где они лежат сейчас. Если вы и так планируете создание корпоративной базы знаний в вики, её подключим как ещё один источник. Выбирать и внедрять вики-платформу мы не будем.
Как вы проверяете качество ответов?
До запуска вместе с вами собираем тестовые вопросы с правильными ответами и документами-источниками. Смотрим, нашёлся ли нужный документ, верен ли ответ и есть ли ссылка. Набор прогоняем после каждого изменения, чтобы качество не просело незаметно. Цифры качества называем только после такого замера.
Что происходит с устаревшими документами?
Индекс обновляется по расписанию: новая редакция заменяет старую, удалённый документ пропадает из ответов. Если документы противоречат друг другу, ассистент показывает оба источника, а противоречие уходит владельцу базы. Какую редакцию считать действующей, решают ваши сотрудники.
Чем это отличается от корпоративного поиска?
Поиск может выдавать документы и фрагменты, а RAG добавляет подготовку ответа по найденному контексту. Готовые корпоративные поисковые платформы тоже могут иметь такой режим. Если сотрудникам достаточно найти файл, генерация ответа может быть не нужна.
Почему не взять готовую RAG-систему?
Готовую платформу стоит проверить первой: доступные источники, синхронизацию прав, размещение и качество ответов на ваших вопросах. Разработка нужна для выявленных ограничений, а не просто из-за нескольких источников или сложных прав.
Можно ли развернуть систему в закрытом контуре?
Да. Если документы нельзя передавать во внешние сервисы, локальную RAG-систему разворачиваем на вашей инфраструктуре: документы и вопросы сотрудников не покидают контур. Если ИБ разрешает облако, модель можно подключить через API — на старте это быстрее и дешевле.
Что нужно от нас для пилота?
30–50 вопросов, которые сотрудники задают на самом деле, с правильными ответами; доступ к 1–2 источникам; правила, кому какие документы открыты; и владелец документов, который оценит ответы.
Практический разбор
Что почитать перед запуском
Пилот
Выбрать источники и вопросы для пилота
Расскажите, где лежат документы, кто задаёт вопросы и что сейчас мешает найти ответ. Уточним состав пилота, сроки и стоимость.
Или напрямую: Telegram ↗ · +7 931 203-30-78 · hello@dev-crabs.ru
Заявка отправлена
Спасибо! Свяжемся с вами в течение 24 часов по указанным контактам.